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会议效率不高的原因及预防管理条例
发布时间:2012/5/30 11:06:18 丨 阅读次数:3002 丨 文章来源:

会议效率不高的原因及预防管理条例

一、会议的通病──效率不高

  小黄是一家公司的职员,他对公司会议有自己的一些想法,他的想法反映了许多公司会议的某些现状,值得我们思考。

  很多公司往往由於以下原因,开会效率低下:

  a)公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开,或非要安排在事务繁忙的周一开。

  b)许多主管对於何时开会几乎都不徵询员工的意见。这使得员工疲於奔命,甚至得延後或放弃叁加其他会议。

  c)有些必须到会的员工,因爲已经与重要客户或政府官员有约在先,根本不能出席,这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人,所以准备不充分或者根本来不及准备。

  d)时下有一句很流行的话──最近比较烦,对太多像小黄一样的职场人士来说,这句话可以改爲开会比较烦.开会之所以烦,用小王的话来说,就是会议常在毫无章法的状况下进行,甚至毫无意义地延长时间,即使有决议,质量也很低,简而言之,会议效率不高。因此,寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。

 1、会议效率不高的原因会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中,有3种原因是会议的致命伤,需要格外警惕。这3种原因是:主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。

 2、高效会议的八大特徵

  与低效率会议相对的就是高效会议,高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特徵。

  建议在正式召开会议之前,将高效会议的8大特徵一一列出,并随时检验,充分做好预防性管理,使即将召开的会议能够成爲真正意义上的高效会议。 

二、会议规范

  会议规范包含3个部分:会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。 

 1、会议时间安排的规范

  a)上午8-9点之间,正是员工从家到公司,准备开始一天工作的时候。这个时候的员工,心绪尚且混乱,还需一段时间才能进入工作状态。因此,试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析,从人的生理和心理角度来看,是不现实的。

  b)上午9-10点之间,员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈,同样也是进行业务会谈的最佳时机。

  c)上午10-12点或下午1-3点之间,最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴,不断想出新点子、新方法。

  d)下午3-5点之间,最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期,人人希望马上回家,在这个时段举行会议往往会事倍功半。 

 2、会议规范本身

  会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款: 

 1)所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人,以找出最适宜所有叁会人的开会时间。

 2)超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。

 3)所有与会者都要准备在会上发言。

 4)准时开始,准时结束。

 5)各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。

 6)所有与会者应知道维护别人的尊严,不在会中羞辱别人,这条规则最重要,需特别注意。

 7)意见不同是好事,议论才能面面俱到,甚至有人扮黑脸.会议结束2-3天後,所有与会者应拿到会议记录。

 8)所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。

 9)必要时请第三方监控,以保证会议质量。 

三、固定的会议流程规范

  固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。 

(1)一个中心一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括:

  会议的开始,具体包括:致欢迎词;阐明会议目的;交流会议议程;介绍时间安排、相关规章制度;指定会议记录人。

  进行会议讨论,可以分爲不同的议程,比如议程一、议程二、议程三等。具体包括:分享话题和目标;交流资讯;産生主意、做决定、确认行动;总结。

  结束会议,具体包括:总结;安排下次会议。 

(2)两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾,即会议开始前的准备和会议结束後的跟踪,这两个基本点是最容易被忽视的。但是,它们却是保证会议成败的关键。所以,一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会後的跟踪工作。会前的准备工作与会後的跟踪工作具体包括写、发备忘录,制定跟踪计划,以及安排下次做汇报的人选等。 

   会议效率不高是当前许多会议的现状。因此,找出会议效率低下的原因就显得格外重要。通常有7大因素致使会议效率低下,针对这些因素,应在会前充分做好预防性管理。

  与此同时,清楚了解什麽是高效会议、会议规范有哪些也至关重要,只有掌握了这些,才能从正面引导我们如何提高会议的效率。