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昆明会议选址宝典
发布时间:2012/5/30 17:43:47 丨 阅读次数:2856 丨 文章来源:
一次成功的会议选址是会议是否成功的关键问题。非常重要,面对众多的场所,到底怎样去为会议选一个最佳地址呢?
  首先,确定会议目的。
  大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的;少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动,如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望,因此在考虑场地前要先了解清楚。
  紧接着得列出可供选择的清单
  选择会议场地的工作清单先列好工作清单,知道你在选择场地时需要注意哪些事项,如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。我公司(时代亚盟)建议清单细节如下:
  地区
  1.费用(成本)与便利性。
  2.是否邻近机场。
  3.轿车或出租车是否足够。
  4.充足的停车空间。
  5.如果需要,接送交通工具是否充足,费用情况。
  环境
  1.当地有何观光点。
  2.购物。
  3.休闲活动。
  4.天候状况。
  5.环境是否良好。
  6.餐厅。
  7.当地治安是否良好。
  8.社区经济状况。
  9.当地给予外界的评价、过去会议举行情况。
  10.当地旅游局或相关部门支持与服务情况。
  11.会议周边供应厂商的经验、设备是否足够,如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。
  设备
  1.保安人员与服务人员是否友好、做事效率如何。
  2.大厅(是否整洁,吸引人。
  3.报到处是否容易找到:
  (1)是否有足够房间供工作人员使用。(2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。
  (3)接待处的人力是否足够。
  4.当人数众多时是否有足够的电梯设备。
  5.询问处是否全天候有人值班。
  6.立即回复有关电话询问,尽速转送留言。
  7.对客人的服务:
  (1)邮局。(2)礼品店。(3)柜台服务。(4)保险箱。

适合的会议选址,必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计与会人数、与会人员的背景情况,以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。以下就介绍几种会议选址必须考虑的因素:
  酒店:按类型划分
  商务型酒店:
  这类酒店无论在外部设计,还是在内部装修,以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上(有特定的商务楼层),一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议,有一个或多个多功能厅,24小时全天候办公,有较强的服务能力,此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。
  度假型酒店:
这类酒店一般建在旅游胜地或海边,外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色,集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展,度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动,这些无疑大大方便了会议单位。
  按地点划分
  位于市中心:
在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离(包括交通是否拥挤)。如果与会者来自国内或本地区,那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店,这样与会者的随行家属便有很多活动可做。有些酒店被公认为服务一流,良好的口碑常使酒店成为会议筹划者的首选会议场所。
  位于市郊:
  对于需乘飞机从外地而来的与会者来说,位于市郊的酒店可能不是很吸引人。从机场至会场和住地要花不少时间,不适宜选择这类酒店,而对于当地可驱车前往的与会者来说,这类酒店也是大受欢迎的。

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